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31.10.2022 | 5 min

Inventarisierung an Schulen: Pro und Contra

Das sind die Vor- und Nachteile von Inventarisierungslösungen für Schulen

 

Inventarisierung an Schulen ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung und des Betriebs der dort eingesetzten (digitalen) Geräte. Mit inventorio kann schnell und intuitiv festgestellt werden, was an Ressourcen vorhanden ist, was benötigt wird und welche defekte Hardware ausgetauscht oder neue Geräte angeschafft werden müssen. Die Inventarisierung an Schulen hat neben zahlreichen Vorteilen auch einzelne Nachteile. In diesem Artikel wollen wir uns beide Seiten anschauen.

Inventarisierung an Schulen – Pro

Es gibt einige Vorteile, die für den Einsatz einer Inventarisierungssoftware an Schule sprechen. Die nachfolgenden Punkte zielen auf eine webbasierte Lösung ab, da lokale Software-Programme deutlich weniger Vor-, dafür mehr Nachteile aufweisen.

Kosteneffizienz und Vermeidung von Verschwendung: Eine Inventarisierung kann den Schulen helfen, ihre Kosten zu senken, indem alle Geräte, Software-Lizenzen und Objekte, welche die Schule benötigt, bereitstehen und funktionsfähig sind. Ein aktuelles Inventar hilft den Schulen dabei, Verschwendung zu vermeiden, indem die Übersicht der bestehenden Inventarobjekte sicherstellt, dass nur die benötigten Geräte, Software-Lizenzen oder Möbel gekauft werden. Somit kann die Inventarisierung dabei helfen, dass Schulen nicht mehr Ressourcen kaufen, als sie tatsächlich benötigen. (Besser, 2022)

Verbesserte Verwaltung und Verfolgung: Eine webbasierte Inventarisierungssoftware ermöglicht es, dass alle Daten zu den vorhandenen Objekten an einem Ort gespeichert und effizient verwaltet werden können. Dies bedeutet, dass durch die Verwaltung und das Tracking aller Geräte Zeit und Geld bei der Suche nach wichtigen Infos gespart werden kann. Des Weiteren ermöglicht die Inventarisierungssoftware eine einfache Verfolgung der Schulressourcen. Die Software kann die Ressourcenverwaltung verbessern, indem sie Schulen dabei hilft, alle ihre Objekte und Vermögenswerte zu verfolgen und zu verwalten (Reed, 2020).

Remote-Verwaltung: Cloudbasierte Inventar-Verwaltung ermöglicht es den Verantwortlichen, alle Objekte aus der Ferne zu verwalten und auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dass sie physisch anwesend sein müssen.

Einfache Suche nach Objekten: Die IT-Admins oder Netzbetreuer können einfach nach den Geräten zu suchen, für die sie Informationen benötigen. Dies bedeutet, dass nicht länger Zeit damit verbracht werden muss, die Informationen aus alten Rechnungen oder vor Ort von Hand zu suchen.

Im Allgemeinen kann die Inventarisierungssoftware Schulen und Kommunen dabei helfen, bessere Entscheidungen über (Folge-) Anschaffungen oder Reparaturen zu treffen. Dadurch wird ermöglicht, Ressourcen besser zu verwalten und somit die Kosten für Verwaltung und Betrieb der Geräte, Software-Lizenzen, Schul-Equipments und Co spürbar zu senken.

Inventarisierung an Schulen – Contra 

Neben den vielen Vorteilen gibt es auch einzelne Nachteile, welche bei der Nutzung von Inventarisierungssoftware an Schulen beachtet werden sollten.

Kosten: Eine Inventarisierungssoftware kann sehr teuer sein, da viele Lösungen für (große) Unternehmen entwickelt wurden, was sich in hohen Preisen und der beschränkten Anzahl an Inventarobjekten bemerkbar macht. Auch für den technischen Support für den Einsatz der Software werden häufig hohe Gebühren verlangt.

Komplexität: Ein Inventarisierungssystem kann komplex sein und viel Zeit in Anspruch nehmen, um es ordnungsgemäß einzurichten und zu verwalten. Da viele Lösung für Firmen entwickelt sind, beinhalten diese auch zahlreiche Funktionen, die nicht für Schulen und Kommunen ausgelegt sind.

Fehler: Die Informationen des zu verwaltenenden Inventars kann Fehler enthalten, da es möglich ist, dass Informationen nicht korrekt eingegeben werden oder dass Räume, Rollen, etc. nicht richtig zugeordnet sind.

Fazit

Insgesamt ist Inventarisierung an Schulen ein wichtiger Bestandteil des erfolgreichen Betriebs und der Verwaltung von (digitalen) Geräten, Software-Lizenzen, Schul-Equipment und sämtlichen weiteren Objekten, mit vielen Vor- und teilweise Nachteilen. Darum ist es wichtig, dass das Inventarisierungssystem für Schulen und Kommunen entwickelt wurde und nicht aus dem Bereich der Unternehmen kommt.

Zudem sollten weitere Funktionen wie das strukturierte Support-Management, eine Raumverwaltung, angepasste FAQs sowie Anleitungen und Hilfestellungen für die Lehrenden vorhanden sein.

Sollten Sie eine solche Lösung für Ihre Schule oder Kommune testen wollen, kontaktieren Sie uns gerne oder vereinbaren Sie direkt eine unverbindliche Webdemo mit unseren Produktexperten.

Quellen

Besser, A. (2020). Die Auswirkungen von Inventarisierungssoftware auf Schulen. Forschungsarbeit.

Reed, J. (2020). Wie Inventarisierungssoftware Schulen bei der Verwaltung ihrer Ressourcen helfen kann. Schulverwaltungsblog.

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