Fragen und Antworten zu den Produkten von inventorio

Bei jährlicher Zahlung auf Rechnung beträgt die Vertragslaufzeit 12 Monate und kann drei Monate vor Ablauf gekündigt werden. Ansonsten verlängert sich der Vertrag um weitere 12 Monate.

Ja. Sie können jede der Funktionsbereiche in inventorio einzeln und jährlich buchen – ganz nach Ihren aktuellen Anforderungen.

Eine Mindestlaufzeit von einem Jahr wird ab der ersten Implementierung vereinbart, die Laufzeiten selbst können individuell gestaltet werden.

Ja. Im Test-Account stehen Ihnen alle Funktionsbereiche zur freien Verfügung. Wenn Sie in Ihrem Demo-Account bereits mit der Einrichtung begonnen haben, können bei der Umwandlung in einen vollwertigen Account alle hinterlegten Daten übernommen werden.

inventorio eignet sich für alle Schulen und Kommunen ab 20 Lehrenden / Mitarbeitenden. Einige aktuelle inventorio-Kunden finden Sie in den Referenzen.

Neben der Grundgebühr fallen keine weiteren monatlichen oder jährlichen Kosten an. Für die initiale Einrichtung Ihres Accounts fällt eine einmalige Gebühr an.

Im Durchschnitt dauert es etwa vier Wochen ab Vertragsschluss, bis inventorio in Ihrer Schule / Kommune einsatzbereit ist. Sollte nach Ablauf dieses Zeitraums weitere Unterstützung zur Implementierung von Seiten des Kunden erwünscht sein, muss eine weitere kostenpflichtige Buchung erfolgen.

Ja. Als Neukunde bekommen Sie einen festen Ansprechpartner, der Sie bei der Einrichtung von inventorio unterstützt und während des gesamten Onboardings begleitet.

Nein. Ihr Ansprechpartner begleitet Sie telefonisch, per E-Mail und anhand kurzer Webinare / Screen-Sharing-Sessions bei der Einrichtung von inventorio.

Zusätzlich bieten wir jedoch die gebührenpflichtige Option, Sie vor Ort bei der Einrichtung und Inventarisierung Ihrer Geräte zu unterstützen oder diese als Full-Service komplett zu übernehmen.

Ja. Bestehende Inventardaten können bei der Einrichtung problemlos importiert werden, sofern diese in Form von Excel-Tabellen vorliegen.

Für die Einrichtung Ihres Accounts fällt eine einmalige Gebühr an.

Nein. Sämtliche Einstellungen und Einrichtungsschritte können über die Benutzeroberfläche vorgenommen werden. Unser Team der Kundenbetreuung unterstützt Sie dabei Schritt für Schritt und geht auf alle Fragen ein.

Nein. inventorio funktioniert auf fast allen Geräten und benötigt keine Hardware / Server vor Ort. Einzige Voraussetzung ist ein Webbrowser und eine Internetverbindung.

Ja. Sie können beliebig viele Arten von Dokumenten (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, etc.) sicher in der digitalen Dokumentenverwaltung ablegen und verwalten. AdministratorInnen können Dokumente selbst hochladen, BenutzerInnen können diese wenn gewünscht einsehen.

Ja. Alle Daten (darunter auch die personenbezogenen oder personenbeziehbaren), die von der inventorio-Anwendung an einen Client oder zu anderen Plattformen übertragen werden, müssen mittels Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt werden, insbesondere auch HTTPS. Damit muss zunächst eine gesicherte Verbindung zwischen den beiden Verbindungspartnern (Client und Server) aufgebaut werden, bevor eine Datenübertragung erfolgen kann.

inventorio setzt beim Hosting ihrer Software auf die Dienste der Google Cloud Platform in Frankfurt (https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice?hl=de). Die genutzten Rechenzentren sind ISO/IEC 27001 zertifiziert und erfüllen somit unsere hohen Anforderungen an die physische Sicherheit der Daten unserer Kunden (https://cloud.google.com/security/compliance/iso-27001?hl=de).

Grundsätzlich haben weder Mitarbeiter in den Rechenzentren noch bei inventorio Zugriff auf Ihre Daten. Auf Seiten von inventorio nehmen nur unser Infrastruktur Team (serverseitig) sowie die Mitarbeiter des Customer Success Teams (kundensystemseitig) anlassbezogen Zugriff. Dies ist notwendig, um bei der initialen Einrichtung des Accounts sowie bei der Bearbeitung von Serviceanfragen zu unterstützen.

Zugänge erfolgen ausschließlich über personalisierte Benutzeraccounts, die eindeutig einer Person zugeordnet sind. Die Anmeldung erfolgt mit Benutzernamen und einem Passwort, welches bei initialem Login entsprechend der in der Anwendung implementierten sicheren Passwort-Richtlinie geändert werden muss. Zusätzlichem arbeiten wir an der Verwendung der 2-Faktor-Authentifizierung, um ein höheres Schutzniveau zu erreichen.

Sie als Kunde sind und bleiben “Herr der Daten” und sind die verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 24 EU-DSGVO. Dies bedeutet insbesondere auch, dass der Kunde für die Wahrung der Betroffenenrechte (Kapitel 3 EU-DSGVO) verantwortlich ist. inventorio ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet Ihre Daten damit ausschließlich auf Ihre Weisung und zu den im Rahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung geregelten Zwecke. Das bedeutet konkret, dass inventorio Daten unter keinen Umständen an Dritte verkauft oder weitergibt. Davon ausgenommen ist eine Weitergabe an etwaig beauftragte Unterauftragnehmer, welche im Rahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit unseren Kunden geregelt ist.

Darüber hinaus behält es sich inventorio vor, ausschließlich vollständig anonymisierte Daten, beispielsweise zu Zwecken des Testens oder der Weiterentwicklung des Produkts, zu verwenden. Eine solche Anonymisierung erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Regelungen und berücksichtigt dabei den Stand der Technik sowie die Empfehlungen der Artikel-29-Datenschutzgruppe bzw. des Europäischen Datenschutzausschusses. Anonymisierte Daten bedeuten dabei, dass keinerlei Rückschluss auf Einzelpersonen oder Unternehmen gezogen werden kann.

Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung können weisungsberechtigte Personen des Kunden die Herausgabe der Daten in einem maschinenlesbaren Format beantragen. Anschließend werden die Daten nach Ablauf der vertraglich definierten Frist unwiederbringlich gelöscht. Grundsätzlich ergibt sich im unwahrscheinlichen Fall der Einstellung des Geschäftsbetriebs durch inventorio keine Abweichung hiervon, da der Kunde “Herr der Daten” und inventorio lediglich Auftragsverarbeiter ist und damit über die Daten nicht anderweitig verfügen kann/ wird.