Friedrich-Adler-Realschule Laupheim

So tauscht die Realschule Laupheim ihre Excel-Tabellen gegen inventorio aus.

 

Die Friedrich-Adler-Realschule in Laupheim ist mit über 1000 SchülerInnen eine der größten Realschulen im Landkreis Biberach.

Key facts:

  • 1000 SchülerInnnen
  • 80 LehrerInnen
  • 300 Endgeräte
  • 1200 Inventarobjekte

Die Herausforderung

An der FARS in Laupheim übernimmt der Konrektor Martin Löffler „nebenbei“ alle Aufgaben zur Administration und Verwaltung der gesamten Gerätelandschaft und Medientechnik.

Dabei wurde er bisher häufig mit kleineren Problemen und Fragen konfrontiert, welche seine KollegInnen ihm zwischen Tür und Angel stellten. Eine Übersicht zum aktuellen Inventar gab es nicht und so kam es häufiger zur Situation, das der Überblick über beschaffte und noch zu beschaffende Geräte nur aufwendig möglich war.

Dank inventorio ist es nun erträglich, sich alleine um über 300 Endgeräte und die gesamte Medientechnik zu kümmern – nebenher.

  • rKeine Übersicht des vorhandenen Inventars
  • rFragen und Probleme zwischen Tür und Angel
  • rSeriennummern sind nur auf den Rechnungen bei der Stadt hinterlegt

Die Lösung

Auf der Suche nach einem geeigneten System, dass sowohl eine übersichtliche Inventarisierung als auch daran angeknüpft die Strukturierung der Anfragen und Problemmeldungen, sind die Realschule und die Stadt Laupheim früh auf inventorio aufmerksam geworden.

Neben der Tatsache, dass das Inventar dringend zentral verwaltet und alle dazugehörigen Informationen schnell abgerufen werden müssen, spielte auch die einfache Bedienbarkeit durch sämtliche Anwender auf der Stadt und den städtischen Schulen eine zentrale Rolle. Ein Ticketsystem wie es Unternehmen nutzen kam hierbei also nicht in Frage, zu umfangreich und nicht auf die Anforderungen des öffentlichen Trägers ausgerichtet waren die Funktionen ausgelegt.

Zudem sollten neben den Informationen der Inventarobjekte auch weitere Dokumente hochgeladen und hinterlegt werden können. Denn die zur Lieferung gehörende Rechnung wird weiterhin benötigt, auch wenn die Seriennummer bereits im System hinterlegt ist. 

Das Ergebnis

Mit inventorio schlägt die FARS Laupheim zwei Fliegen mit einer Klappe:

(1) Durch die Inventarverwaltung sind sämtliche Objekte (Geräte, Möbel, Software-Lizenzen, etc.) zentral an einem Ort abgespeichert. Damit stehen alle relevanten Informationen der Inventarobjekte stets zur Verfügung.

(2) Das integrierte Support-Management (Ticket-System) ermöglicht die strukturierte Erfassung und Bearbeitung der eingehenden Fragen und Probleme.

Die intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche von inventorio rundet die Geräteverwaltung letztlich ab. Nicht nur IT-Admins finden sich darin zurecht, auch jede Lehrkraft kann einfach und schnell Anleitungen abrufen oder ein Problem des betreffenden Gerätes melden.

Die auf den Geräten angebrachten inventorio-Etiketten geben über den QR-Code jedem Lehrenden einen einfachen Einstieg, Informationen zum Objekt zu finden oder Fehler zu melden.

Damit hat nicht nur Herr Löffler endlich ausreichend Zeit, sich um die Geräte und deren Verwaltung zu kümmern. Auch die Stadt Laupheim weiß stets um den aktuellen Zustand und die Fehlerquellen der eingesetzten Geräte Bescheid und kann dadurch für künftige Investitionen wichtige Erkenntnisse ableiten.

  • Übersicht aller Inventarobjekte
  • Strukturierte Fehlermeldungen über die inventorio-ID
  • Seriennumern und Rechnungen müssen nicht mehr gesucht werden

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