Die Herausforderung

Die Schulen des Landkreis Heidenheim sind im Zuge des DigitalPakts modern und digital ausgestattet worden. Die zahlreichen neuen Medien- und Endgeräte werden dabei nicht zentral verwaltet, die Informationen dazu sind nirgends strukturiert hinterlegt. Zudem gibt es keine einheitlichen Support-Prozesse innerhalb den Schulen und das Landratsamt hatte keinen Überblick darüber, welche Geräte an welchen Schulen im Einsatz sind oder wie oft es bei der beschafften Technik zu Fehlern und Problemen kommt.

Die Lösung

Auf Basis von professionellen Beratungen hat sich das Landratsamt dazu entschieden, ein ganzheitlichen Support- und Inventarisierungssystem auszuschreiben, das deren Anforderungen an eine einfache und übersichtliche Web-Plattform abdecken soll.

Das speziell für Schulen und Kommunen entwickelte System inventorio hat hierbei den Zuschlag erhalten. Neben der Wirtschaftlichkeit spielte insbesondere die Teststellung und Auswertung durch die IT-Admins eine zentrale Rolle bei der Vergabe, wo sich inventorio in allen Bereichen durchsetzen konnte.

Seit Sommer 2023 haben drei Schulen im Landkreis Heidenheim inventorio als Lösung für Supportanfragen, Inventarverwaltung und für Hilfestellungen /& FAQs im Einsatz.

Das Ergebnis

Mit inventorio schlägt das Landratsamt Heidenheim zwei Fliegen mit einer Klappe:

(1) Durch die zentrale Inventarverwaltung hat das Landratsamt für sämtliche Objekte (Geräte, Möbel, Software-Lizenzen, etc.) eine Übersicht und kann künftige Entscheidungen über (Folge-) Beschaffungen auf Basis der Inventardaten planen.

(2) Das integrierte Support-Management (Ticket-System) ermöglicht die strukturierte Erfassung und Bearbeitung der eingehenden Fragen und Probleme der Lehrenden an den Schulen. Die Anbindung an Dienstleister vor Ort ist dabei problemlos möglich, was den Support-Prozess für alle Endgeräte spürbar erleichtert und effizienter macht.

Die intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche von inventorio rundet die Geräteverwaltung letztlich ab. Nicht nur IT-Admins finden sich darin zurecht, auch jede Lehrkraft kann einfach und schnell Anleitungen abrufen oder ein Problem des betreffenden Gerätes melden.

Die auf den Geräten angebrachten inventorio-Etiketten geben über den QR-Code jedem Lehrenden einen einfachen Einstieg, Informationen zum Objekt zu finden oder Fehler zu melden.